Základní pravidla emailové komunikace

  • 23.4.2009
  • Tomáš Hojgr

Denně vyřídím asi stovku mailů. Od zákazníků, obchodních partnerů, zaměstnanců, automatů, novinek posílaných mailem. Několik pravidel umí ušetřit spoustu času, jak odesilateli, tak příjemci.

Výstižný předmět emailu

Mail bez předmětu nejen že může spadnout do nevyžádané pošty.  Navíc se stává obtížně identifikovatelným, pokud si z něj uděláte úkol.

Existuje pravidlo, že mail, který můžeš vyřídit do dvou minut, vyřiď. Když lze delegovat, deleguj. A když ne, zařaď si ho do úkolů, s prioritou, a s termínem. Úkol bez předmětu je pak úkol bez textu a v seznamu úkolů není poznat, co od vás ten úkol vyžaduje.

Jeden mail, jeden úkol

Kdysi mi přišel mail s předmětem „aktualizace ceníku hotelu". První dva řádky textu žádaly o výměnu ceníku za týden. Vytvořil jsem z toho mailu úkol a termínoval ho za týden mínus den.

O čtyři dny později mi volá odesilatel, jestli s ním půjdu na ten dohodnutý oběd. „Jaký oběd?", říkám si. Odesilatel v mailu o aktualizaci ceníku za týden, připsal na konec mailu i PSko s nabídkou se potkat u oběda.

No smůla, oběd se nekonal.

Další výhoda

Je-li v každém mailu jediný úkol, můžete si být jisti, že adresát nic „nezazdí" a splní vše, co po něm žádáte. Jakmile úkol v mailu splní, označí jej jako splněný a ostatní úkoly poslané v dalších mailech jsou stále aktivními úkoly, na které se nezapomene.

Stručnost

Dlouhé maily o ničem nemá nikdo rád. Času je málo, a budete-li psát třístránkové maily, jejichž obsahem bude maličkost, maily od vás nebudou lidé číst. V lepším případě je nebudou číst celé a riskujete, že přehlédnou důležitou informaci.

Věcnost, výstižnost

Pište přesně, napište všechny potřebné relevantní informace. Není nic zbytečnějšího, než si vyměnit 8 mailů kvůli úkolu na dvě minuty.

Odpovídejte včetně historie

Nepředpokládejte, že si člověk pamatuje, o čem si s vámi mailoval minulý čtvrtek. Odpovídáte-li na mail, nechejte původní text jako součást mailu. Adresát, nebude-li ihned v obraze, mrkne, o čem jste si už kvůli téhle věci psali a nemusí vás obtěžovat, zbytečnými dotazy.

Neposílejte hlouposti, videa, „přepošli dál a vyhraješ"

Maily typu „přepošli deseti známým" sem patřily před patnácti lety. V roce 1994 měl internet málokdo a každý mail, který jste dostali, vás potěšil. „Jé, já mám email, co v něm asi je!?" Byla to vzácnost.

Dnes je email prostředkem denní komunikace a posílat tyhle hlouposti do profesionální komunikace nepatří.